Kolega Jan Ciepłucha zwrócił się do Zarządu z opinią, że wedle jego rozeznania nadal wielu szkółkarzy ma problemy z wystawianiem faktur VAT RR oraz innych dokumentów związanych ze sprzedażą roślin przez szkółki. przepisy regulujące te kwestie są rzeczywiście dosyć skomplikowane, dlatego warto jeszcze raz je omówić, nie czekając na ewentualne uwagi ze strony jednostek kontrolujących.
Podstawę prawną do wystawiania faktur VAT RR stanowi ustawa z dnia 8 stycznia 1993r. (Dz. U. Nr 11. poz. 50 z późniejszymi zmianami), której tekst ujednolicony został opracowany przez Redakcję Gazety Prawnej i wydany w styczniu br. Przytoczę te fragmenty Art. 33b (Faktura VAT RR), które są dla nas istotne.
1. Podatnik podatku od towarów i usług nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą zakup tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany sprzedawcy.
2. Faktura dokumentująca zakup produktów rolnych, oznaczona jako ?Faktura VAT RR? powinna zawierać co najmniej:
1) Imię, nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2) Numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL sprzedawcy i nabywcy,
3) Numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną,
4) Datę dokonania zakupu oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
5) Nazwy zakupionych produktów rolnych,
6) Jednostkę miary i ilość zakupionych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,
7) Cenę jednostkową zakupionego produktu rolnego, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
8) Wartość zakupionych produktów rolnych, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
9) Kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku,
10) Kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, od wartości zakupionych produktów rolnych,
11) Wartość zakupionych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,
12) Kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,
13) Czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawiania i otrzymywania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
3. Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie sprzedawcy produktów rolnych, w brzmieniu:
?Oświadczam, że jestem rolnikiem zryczałtowanym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art.7 ust.1 pkt.7 ustawy z dnia 8 stycznia 1993r. o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym.?
a) W przypadku umów kontraktacji lub innych umów o podobnym charakterze oświadczenie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Oświadczenie to sporządza się jako osobny dokument. Powinien on zawierać dane z faktury (pkt. 1-3) oraz datę zawarcia i przedmiot umowy, datę sporządzenia tego dokumentu oraz czytelny podpis składającego oświadczenie. Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest przekazywany nabywcy.
4. Zryczałtowany zwrot podatku zwiększa u nabywcy produktów rolnych podatek naliczony na miesiąc, w którym dokonano nadpłaty, pod warunkiem, że:
1) Zakup produktów rolnych jest związany ze sprzedażą opodatkowaną,
2) Zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika zryczałtowanego, nie później niż 14 dnia od dnia zakupu, z wyjątkiem przypadku, gdy rolnik ma zawartą umowę z podmiotem nabywającym produkty rolne na dłuższy termin płatności,
3) W dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty zostaną podane numer i data wystawienia faktury potwierdzającej zakup produktów rolnych.
Rolnik zryczałtowany oraz podatnicy nabywający towary są obowiązani przechowywać oryginały (kopie) faktur przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę.
Tyle cytatów z przepisów.
Odnośnie czternastodniowego terminu zapłaty, o którym mowa w ust.1 pkt.2 nasuwają się dwie sprawy:
1) Wyrażenie przez nas zgody na dłuższy termin płatności za sprzedane rośliny jest całkowicie dobrowolne, ale jeśli wyrazimy taką zgodę, to nie mamy podstaw prawnych domagania się wcześniejszego uregulowania należności.
2) Nie jest istotne, czy zapłata zostanie dokonana przelewem, wpłacona gotówką na konto bankowe, czy operacji dokona odbiorca, czy też szkółka w jego imieniu ? istotne jest, aby należność3) wpłynęła na konto bankowe sprzedającego, a dowód wpłaty zawierał wszystkie niezbędne informacje.
W przypadku, gdy nie jest wystawiana faktura VAT RR, rolnik ryczałtowy może wystawić rachunek na sprzedane produkty na ogólnych zasadach. Oczywiście nie stanowi to podstawy do odliczenia VAT przez nabywcę produktów rolnych.
W zasadach wystawiania i przechowywania rachunków zaszły niewielkie zmiany. Zagadnienia te są uregulowane w art.87-90 Ordynacji podatkowej oraz Rozporządzeniu Ministra Finansów (Dz. U. Nr 40, poz.463 z 2001r. par.29). Wymienione przepisy mówią o wystawianiu rachunku (jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej) na żądanie kupującego.
Obowiązek wystawiania rachunku nie dotyczy rolników sprzedających produkty rolne pochodzące z własnej uprawy, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza miejscem uprawy.
W praktyce spotykam się z wystawianiem rachunków niekompletnych. Należy podkreślić, że jest to niedopuszczalne. Rachunek musi spełniać wymogi określone w wymienionych przepisach, tj. powinien być wystawiony z kopią i zawierać co najmniej (par.29):
1. Imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi.
2. Datę wystawienia i numer kolejny rachunku,Określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
3. Ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie,
4. Czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje,
Rachunki mogą być sporządzone odręcznie, maszynowo lub przy zastosowaniu techniki informatycznej. Rachunek powinien być wystawiony w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub żądania wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru.
Zmienił się przepis mówiący o okresie przechowywania kopii rachunków. Wg poprzedniego przepisu podatnik był zobowiązany przechowywać kopie rachunków przez 5 lat kalendarzowych licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek. Wg obowiązującej Ordynacji podatkowej (art.88) podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawienia do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten budzi wiele kontrowersji. W praktyce oznacza to, że rachunki nie mogą być usunięte pomimo upływu 5 lat, gdyż np. Urząd Skarbowy wszczął wyjaśniające postępowanie podatkowe, o czym podatnik nie był w ogóle poinformowany. Z tych względów należy postępować ostrożnie przy likwidacji rachunków z poprzednich lat, aby nie narazić się na sankcje karne ze strony organów kontrolnych.
A teraz dwie kwestie szczegółowe, wymienione przez Jana Ciepłuchę:
1) Co zrobić, gdy szkółka za sprzedane rośliny wystawiła rachunek, a odbiorca na tej podstawie wystawił fakturę VAT RR?
Uważam, że nie może być dwóch różnych dokumentów z tytułu sprzedaży tej samej partii roślin. Przepisy nie precyzują zasad anulowania rachunków. W praktyce stosuje się następujący sposób postępowania: oryginał rachunku powinien wrócić do dostawcy, zostać anulowany i dołączony do kopii, która pozostała w aktach szkółki.
2) Stosowane jest różne nazewnictwo dokumentów potwierdzających wydanie roślin ze szkółki, stanowiących podstawę wystawienia przez odbiorcę faktury VAT RR (dowód wydania, specyfikacja, Wz. i tp.).Czy to jest zgodne z przepisami?
Przepisy nie nakładają na nas obowiązku wystawiania dokumentu stwierdzającego wydanie roślin ze szkółki. Dokument taki wystawiamy niejako we własnym interesie:
- Aby odbiorca prawidłowo wystawił fakturę VAT RR (jeśli nie dokonujemy tego w jego imieniu),
- Jako pisemne potwierdzenie pobrania roślin ze szkółki przez odbiorcę, gdyż w przeciwnym przypadku do czasu otrzymania od odbiorcy faktury VAT RR nie mielibyśmy żadnego dokumentu dotyczącego wydania roślin ze szkółki.
Sądzę, że nie ma znaczenia, jak nazwiemy ten dokument. Istotne jest, aby odbiór roślin był potwierdzony, a dokument zawierał niezbędne dane ? praktycznie takie jak na rachunku.
I jeszcze przy okazji kilka innych kwestii:
W Rozporządzeniu Ministra Finansów (Dz. U. z 2002r. nr 27, poz.268, par.35) zawarte zostało postanowienie, że nabywca może złożyć sprzedawcy pisemne upoważnienie go do wystawiania faktur bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymywania faktur VAT. W związku z tym otrzymujemy od różnych dostawców gotowe formularze celem ich wypełnienia i podpisania. Zalecałbym ostrożność w tym zakresie, a szczególnie:
- czy nie nasuwają się żadne wątpliwości co do rzetelnego działania firmy,
- ustalić- termin ważności upoważnienia lub sprecyzować- zakres merytoryczny,
- zachować- we własnych dokumentach kserokopię podpisanego upoważnienia.
Pozostaje rozległy temat ściągnięcia należności od odbiorców. O sposobach oddziaływania na opornych dłużników pisał obszernie Jan Karwowski w Biuletynie nr29 Niektóre firmy stosują tu specjalne programy komputerowe, które pozwalają na stałe monitorowanie poziomu zadłużeń poszczególnych kontrahentów i poszukują własnych sposobów na odzyskanie należnych kwot. Powstaje Krajowy Rejestr Długów, omawiany przez naszego doradcę prawnego Panią M. Chojnowską. Jakkolwiek ustawa uważana jest przez niektórych jako akt rozpaczy w zaistniałej sytuacji zaległości z płatnościami (Gazeta Prawna nr 139), to i tak nie dotyczy ona szkółek funkcjonujących jako gospodarstwa rolne.
Ustawa pomija bowiem cały obszar indywidualnych gospodarstw rolnych, tak jakby w tych jednostkach długi nie były problemem. Jedyne co można obecnie zrobić, to wystąpić jako Związek z inicjatywą ustawodawczą w tej sprawie, aby nas uwzględniono przy najbliższej nowelizacji ustawy.
Każdy z nas wypracował sobie własny sposób współpracy z kontrahentami. Myślę, że wymiana doświadczeń na łamach Biuletynu pomogłoby nam lepiej funkcjonować na tym trudnym odcinku.
Od red.: Powyższe zagadnienia były omawiane w Biuletynie nr 19
