Sprawozdanie z działalności Agencji Promocji Zieleni Sp. z o.o. za okres 3 kwartałów 2014 r.
(od 1 stycznia do 30 września 2014 r.)
Agencja Promocji Zieleni - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, założona w 1998 r. przez Związek Szkółkarzy Polskich. 100% udziałów w spółce należy do stowarzyszenia. Zarząd spółki jest jednoosobowy. Prezesem jest Agnieszka Żukowska, pełniąca jednocześnie funkcję Dyrektora. Skład stałego zespołu Agencji Promocji Zieleni w 2014 wchodzili ponadto: Joanna Filipczak – zastępca dyrektora; Bogusława Kowalska, Ewa Łuczak, Miłowit Boguszewicz – pracował do 31 sierpnia oraz Teresa Rasała i Monika Szczepaniak. Obie ostatnie panie od połowy roku przebywają na urlopach macierzyńskich. Zastąpiły je nowe osoby: Ewa Zonko (prace graficzne) oraz Agnieszka Mróz (dokumenty księgowe, pracownicze, ewidencje etc.).
Rada Nadzorcza spółki to członkowie Związku: Mateusz Milczyński – Przewodniczący, członkowie: Lucjan Gursztyn, Bogdan Hajdrowski, Wiesław Szydło i Magdalena Tomżyńska. Prokurentem spółki jest Marcin Kryt.
Agencja Promocji Zieleni w bieżącym roku 2014 prowadziła działalność gospodarczą z zakresu: ORGANIZACJI TARGÓW I WYSTAW, PRODUKCJI I SPRZEDAŻY WYDAWNICTW, ORGANIZACJI KONFERENCJI, USŁUG REKLAMY I PUBLIC RELATIONS, WYDAWANIA CZASOPISMA.
Ponadto Agencja zrealizowała szereg projektów i działań na rzecz właściciela. Dzięki nim Związek osiągnął konkretne korzyści, takie jak:
· obniżył koszty realizacji działań promocyjnych lub ich nie poniósł (np.: wydatki związane z wydrukami niektórych materiałów reklamowych ),
· APZ poniósł cały ciężar kosztów związanych z wydawaniem magazynu „Zieleń to Życie”, sygnowanego logiem stowarzyszenia,
· dzięki pozyskaniu reklam koszty produkcji Katalogu Szkółek były niższe,
· wycieczka dziennikarzy zagranicznych podczas targów ZIELEŃ TO ŻYCIE – zorganizowana i sfinansowana przez APZ – wizerunkowe korzyści stowarzyszenia oraz szkółek – uczestnicy publikują artykuły o polskim szkółkarstwie w międzynarodowych, branżowych magazynach oraz portalach
· członkowie ZSzP korzystają z preferencyjnych warunków udziału w Wystawie ,,Zieleń to życie” - mają niższą od standardowej cenę od 15 -30%, pierwszeństwo w lokalizacji - stoiska szkółek zrzeszonych są zblokowane w pierwszej części hali i oznakowane logiem ZSzP,
· członkowie Związku korzystali ze zniżek w opłatach za udział we wszystkich konferencjach i seminariach towarzyszących Wystawie. Rabat wynosił od 11-20% ceny podstawowej,
- członkowie korzystają z rabatów przy zakupie wydawnictw APZ (od 15% do 23%).
WYNIKI ZA 3 KWARTAŁY 2014 r.:
Przychody: 3 383 356,57 zł
Koszty: 3 158 762,21 zł
Dochód brutto za 3 kwartały: 224 594,36 zł
Rok obrachunkowy spółki kończy się 31 grudnia 2014 r. Zatem do końcowego bilansu wejdą wyniki sprzedaży z ostatniego kwartału i koszty za ten okres. Ostateczny wynik za rok 2014 znany będzie po otrzymaniu pełnego bilansu w marcu 2015. Będzie on przedmiotem badania Rady Nadzorczej spółki, a następnie przedstawiony zostanie Zgromadzeniu Wspólników, które stanowi Zarząd ZSzP.
Do realizacji prowadzonych w 2014 r. zadań Agencja Promocji Zieleni posiadała następujące środki:
Kapitał założycielski - 50 000,00 zł
Fundusz zapasowy (zyski netto z lat 1998-2013) - 3 600 112,67 zł
Zyski z lat 1998-2012 decyzjami Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (działając na podstawie stosownych uchwał) zostały przekazane na fundusz zapasowy czyli pozostawione do dyspozycji APZ w celu rozwoju spółki. W 2013 r. spółka odnotowała stratę w kwocie –446 236,18 zł, zatem wypłata dywidendy w 2014 r. była niemożliwa.
Dysponując powierzonymi środkami oraz kompetencjami Agencja Promocji Zieleni prowadziła działalność gospodarczą, w wyniku której uzyskała PRZYCHODY z następujących źródeł:
sprzedaż powierzchni wystawcom krajowym i zagranicznym,
sprzedaż dodatkowych usług wystawienniczych,
sprzedaż wydawnictw – Katalog Roślin, Katalog Roślin – wersja rosyjska, Katalogi Bylin – obie wersje językowe, Katalog Róż, Szkółkarstwo Ozdobne – wybrane zagadnienia, Rośliny do każdego ogrodu
sprzedaż egzemplarzową i sprzedaż reklam w związku z wydawaniem czasopisma Zieleń to życie
sprzedaż usług reklamowych,
sprzedaż usług szkoleniowych (konferencje i szkolenia).
Wykaz działań Agencji Promocji Zieleni w 3 pierwszych kwartałach 2014 r.
TARGI I WYSTAWY
22. MIĘDZYNARODOWA WYSTAWA „ZIELEŃ TO ŻYCIE”
Wystawa jest największym przedsięwzięciem organizacyjnym i finansowym spółki od jej powstania. Przychody z Wystawy nadal stanowią najważniejszą pozycję w gospodarce finansowej spółki. Prace nad pozyskaniem wystawców zespół APZ podjął jeszcze w roku poprzednim – we wrześniu 2013, przygotowując ofertę „first minute”, a zakończyła w lipcu 2014r. Podobnie rozciągnięte w czasie były działania związane z przygotowaniem programu merytorycznego Wystawy oraz jej promocją. Ustalenia z tym związane podjęte zostały jesienią 2013 r. i kontynuowane w 2014 r.
Mimo niepokojących prognoz, dzięki dużej determinacji zespołu udało się jednak pozyskać 253 wystawców z 11 krajów – czyli osiągnąć poziom roku 2013 r.
W 2014 r. nastąpiła zmiana formuły wystawy Zieleń to Życie polegająca na przesunięciu terminu z weekendu na dni czwartek-piątek-sobota i rozszerzeniu tematyki. U podstaw tej decyzji była przede wszystkim potrzeba poprawienia komfortu spotkań z profesjonalistami. Wystawcy i odwiedzający profesjonaliści zyskali 2 dni na spotkania. Dla konsumentów – pasjonatów i zainteresowanych ogrodem i roślinami wystawa otwarta była w sobotę. W 2014 r. kontynuowaliśmy podjęte w poprzednim roku działania zmierzające do pozyskania wystawców z nowych branż – produkcji i sprzedaży szeroko pojętych – ozdobnych i owocowych. Działania te mają charakter długofalowy, w tym roku ich efektem było pojawianie się nowych grup odwiedzających wystawę – przede wszystkim właścicieli kwiaciarń i florystów. W związku z powyższym zmianami – a zwłaszcza przesunięciem terminu wystawy o jeden dzień wcześniej podjęliśmy w tym roku jeszcze intensywniejsze działania informacyjne. Ponadto w celu pozyskania nowych grup odwiedzających profesjonalistów (producenci, floryści) przygotowaliśmy dla nich program merytoryczny. Spotkania rozpoczynały się już od czwartku. Ta strategia odniosła zamierzony skutek: w opinii wystawców było to znakomite posunięcie, a frekwencja profesjonalistów wzrosła o 10%. W czwartek – pierwszy dzień targów wystawcy nie narzekali na brak klientów, jeszcze lepiej było w piątek. Przez 3 dni targi odwiedziło ok. 14 500 osób – mniej o ok. 2000 niż ubiegłym roku, a ów spadek dotyczył wyłącznie liczby zwiedzających, którzy mogli odwiedzać targi tylko w sobotę.
Wśród profesjonalistów byli goście z Polski i z innych 30 krajów. Blisko 65% z nich to właściciele i dyrektorzy - osoby podejmujące kluczowe decyzje w swoich firmach.
Główne grupy odwiedzających Wystawę w 2014 profesjonalistów to:
· szkółka/produkcja roślin - 27,37%
· projektowanie/urządzanie terenów zieleni - 26,58%
· centrum ogrodnicze/market/sklep - 17,46%
· środki produkcji ogrodniczej, technologie - 6,86%
· edukacja/uczelnia/szkoła/inne - 6,29%
· administracja państwowa/urząd - 4,72%
· kwiaciarnia/florystyka/dekoracje - 4,60%
· kwiaty doniczkowe/kwiaty cięte - 3,43%
· media/reklama/promocja sprzedaży/wydawnictwo - 2,68%
Zagraniczni odwiedzający:
Ukraina (21,5%), Rosja (18%), Litwa (10,7%), Białoruś (8,5%), Łotwa (7,9%), Holandia (6,9%), Słowacja (3,5%), Belgia, Bułgaria, Kanada, Chorwacja, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Niemcy, Gruzja, Grecja, Węgry, Izrael, Włochy, Mołdawia, Rumunia, Słowenia, Szwecja, Turcja, Wielka Brytania, USA.
Szczegółowe sprawozdanie z Wystawy znajduje się w poprzednim numerze biuletynu.
Znaczenie Wystawy „Zieleń to życie”.
Wystawa „Zieleń to życie” jest od ponad 20 lat największą prezentacją szkółkarstwa w Polsce i w naszej części Europy. Polskie szkółki (w tym roku blisko 100) występują tu bardzo licznie obok zagranicznej konkurencji – daje to szerokie spojrzenie na branżę szkółkarską. Jest także wizytówką Związku i jego wszystkich członków – nawet tych, którzy się nie wystawiają. To dzięki Wystawie o Związku słyszy tak liczna grupa odbiorców - tych branżowych i pasjonatów – zwykłych właścicieli ogrodów. Dzięki jej utrwalonej i rozpoznawalnej marce stowarzyszenie rozpoznawalne jest w kraju i zagranicą.
Korzyści dla wszystkich członków ZSZP:
· informacja o szkółkach członków i produkowanych przez nich roślinach – dostępna jest na stoisku informacyjnym Związku - Katalogi Szkółek, ulotki i informacje na temat wszystkich zrzeszonych firm. Członkowie bezpłatnie umieszczają swoje oferty czy ulotki,
· mapa z lokalizacją szkółek zrzeszonych w holu głównym,
· promocja marki Związku podczas wydarzeń towarzyszących – uczestnicy konferencji (których Związek jest współorganizatorem) otrzymują ,,Katalogi szkółek”, ulotki o stronach internetowych oraz inne materiały Związkowe. Każde spotkanie dla profesjonalistów moderuje członek stowarzyszenia. Na wszystkich materiałach informacyjnych umieszczane jest logo Związku,
· promocja marki ZSZP w mediach – w ramach promowania wystawy wszelkie materiały reklamowe oraz prasowe opatrzone są logotypem ZSZP oraz danymi adresowymi
· Związek ma wpływ na program wydarzeń, który jest uzgadniany z Zarządem,
· wszyscy członkowie ZSzP otrzymują bezpłatne zaproszenia na Wystawę do dowolnego wykorzystania i dodatkowo bezpłatne wejściówki wraz z identyfikatorem: „Członek ZSzP”,
· członkowie Związku mają zniżki w opłatach za udział w programie towarzyszącym.
Organizacja Wystawy
Każda edycja wystawy to duże wzywanie, które bynajmniej nie jest działaniem rutynowym. Zmieniają się potrzeby, sytuacja rynkowa, ludzie i sposoby działania muszą być adekwatne. Wystawa to szereg zazębiających się często bardzo złożonych projektów organizacyjnych, które muszą zadziałać w jednym i to dość krótkim czasie. Celem jednak takiego skomasowania wydarzeń jest przyciągnięcie odbiorców – Państwa klientów, którzy odwiedzają stoiska. Są to profesjonaliści z różnych obszarów ,,zielonej branży” , a także tzw. konsumenci-pasjonaci i początkujący.
Ten rok pod względem organizacyjnym był trudny z dwóch powodów - wydłużenia czasu pozyskiwania wystawców – oraz zmian kadrowych w zespole. Nowe osoby przejmujące obowiązki doświadczonych pracowników weszły w maju i czerwcu i wymagały wprowadzenia i nadzoru – w ,,gorącym” nie tylko z racji aury okresie.
Poszczególne projekty organizacyjne wchodzące w skład Wystawy 2014 to:
· 6 konferencji i seminariów (2x więcej niż rok temu), w których w tym roku wzięło udział 982 osoby (frekwencja większa 2,5 razy!) z różnych branż.
WIEDZA DLA PRODUCENTÓW – seminarium w którym udział wzięło 120 producentów roślin
ZIELONE MIASTO W PROCESIE ZMIAN –konferencja dla urzędników, wykonawców zieleni, projektantów – 97 osób
FLORYSTYKA – SZTUKA UKŁADANIA KWIATÓW – pokazy dla właścicieli kwiaciarni, florystów, producentów
BYLINY PRZYSZŁOŚCI – 300 producentów roślin, handlowców
CENTRUM OGRODNICZE – SPRZEDAWAJ WIĘCEJ – 150 właścicieli i pracowników centrów, szkółkarzy
WARSZTAT ARCHITEKTA KRAJOBRAZU – 33 projektantów, wykonawców zieleni, urzędników
DZIEŃ ARCHITEKTA KRAJOBRAZU – 122 projektantów, wykonawców, studentów, pasjonatów
· otwarty program dla publiczności (pokazy, wykłady, warsztaty, porady, spotkania z autorami książek ogrodniczych),
· 3 konkursy dla Wystawców – Konkursu Roślin NOWOŚCI – wspólnie z biurem Związku, Konkurs Zielony Laur oraz Konkurs Wawrzyny za najatrakcyjniejsze stoiska.
· Organizacja to: współpraca z Jury, przygotowanie informacji do Wystawców, komunikacja ze zgłaszającym się, przygotowanie informacji o Konkursie (materiały drukowane i promocja), przygotowanie dyplomów, projekt i realizacja ekspozycji informacja wizualna;
· Wieczór Wystawców (dla 450 osób) – ustalenie warunków finansowych i technicznych z EXPO, wybór wykonawców muzyki, oświetlenia, nagłośnienia, cateringu; dekoracji, scenariusz, zaplanowanie obsługi i zabezpieczenia imprezy, komunikacja z uczestnikami, rozliczenie,
· Ogród Pokazowy (wybór wykonawcy, wytyczne i uzgodnienia, współpraca z podwykonawcami, rozliczenia);
· Reklama i promocja Wystawy (przygotowanie planu promocji, umowy z mediami, przygotowanie reklam i materiałów reklamowych, rozliczenia); działania rozłożone na kilka miesięcy,
· Pozyskanie zwiedzających (reklama, PR, informacja); działania rozłożone na kilka miesięcy
· Organizacja przebiegu Wystawy (budowa, obsługa wystawców i odwiedzających, goście specjalni, zabezpieczenie imprezy, obsługa mediów):
· Wycieczka dziennikarzy (organizacja pobytu w Polsce dla 8 dziennikarzy branżowych, zwiedzanie Wystawy oraz wyjazd do szkółek na Południu Polski), projekt rozpoczęty w marcu, opiekę nad grupą podczas pobytu w Polsce sprawowała Alicja Cecot.
Warto podkreślić, że nad tym szeregiem złożonych zadań, jakie składają się na Wystawę ,,Zieleń to życie” pracuje tylko 7 osobowy zespół. W tym czasie Wystawa powiększyła się dwukrotnie, program towarzyszący także rozrósł się.
TARGI IPM w ESSEN – styczeń 2014
Agencja organizowała grupowe stoisko na IPM. Prezentowały się szkółki, Związek i Agencja. Przygotowaliśmy projekt stoiska, prowadziliśmy uzgodnienia z organizatorem i uczestnikami ekspozycji. Przedstawiciele Agencji obsługiwali stoisko informacyjne Związku, wszystkie szkółki Związku . Poza tym aktywnie promowaliśmy Wystawę ,,ZIELEŃ TO ŻYCIE”- spotykając się z wystawcami zagranicznymi.
TARGI OGRODNICZE „GARDENIA” – luty 2014
Zaprojektowaliśmy i przygotowaliśmy wystąpienie na targach Gardenia – Związku i Agencji. Promowane były tam wszystkie działania Związku i Agencji – przede wszystkim wydawnictwa – w tym czasopismo ,,Zieleń to życie”. Dostępne były „ogólnozwiązkowe” materiały informacyjne, katalogi roślin. Uczestniczyliśmy w konferencjach i branżowych spotkaniach. Stoisko służyło także jako punkt kontaktowy dla odwiedzających wystawę szkółkarzy, gości i mediów.
TARGI OGRODNICZE „FLOWERS” EXPO W MOSKWIE – wrzesień 2014
Po raz kolejny zorganizowaliśmy stoisko dla grupy szkółek w Moskwie. Szkółki prezentowały się na targach „FLOWERS” EXPO w centrum Krokus oraz zorganizowane zostało stoisko informacyjne podczas targów „Cviety IPM (koniec sierpnia). Na wspólnym stoisku na targach w obiekcie ,,Krokus” prezentowały się szkółki (20 firm) oraz ZSzP i APZ. Koszty udziału podzielono proporcjonalnie. Organizacja obejmowała wynajem powierzchni, uzgodnienia i negocjacje z organizatorem, projekt stoiska, komunikację z wystawcami oraz koordynację spotkania z rosyjskimi kontrahentami w Ambasadzie Polski w Moskwie. Ponadto zajęliśmy się rezerwacją hotelu, transferem z lotniska a także zebraniem informacji dot. planowanych do ekspozycji roślin i materiałów reklamowych. Przedstawiciele Agencji zajmowali się obsługą informacji ZSzP.
Stoisko informacyjne podczas targów „KWIATY” IPM obsługiwane było przez wynajętą osobę.
WYDAWNICTWA
Sprzedaż wydawnictw to istotna część przychodów spółki. Najważniejszą pozycją jest KATALOG ROŚLIN – jego czwarte już wydanie. W opinii użytkowników to ,,najlepsza książka o roślinach” , przewodnik dla kupujących i planujących oraz ,,must have” dla ogrodnika – początkującego i zawodowca. Jest podstawowym podręcznikiem do nauki roślin na uczelniach prowadzących kierunek architektura krajobrazu i w szkołach średnich o profilu ogrodniczym. Główni odbiorcy to sieci budowlano-ogrodnicze, hurtownie, niektóre centra ogrodnicze i sklepy oraz szkółki. Katalog sprzedaje się także przez Internet – w sklepie internetowym Agencji, a także w kilkunastu innych. Do nabycia jest także w specjalistycznych księgarniach, w sklepach przy uczelniach.
Nowość w 2014 r. to ,,ROŚLINY DO KAŻDEGO OGRODU”. To ,,odchudzona” i uproszczona wersja Katalogu roślin dedykowana przede wszystkim początkującym właścicielom ogrodów. Zawiera wybór podstawowych, sprawdzonych roślin tzw. ,,pewniaków”. W przeciwieństwie do poprzednich katalogów nazwy roślin są po polsku, łacina jest na drugim miejscu. Nowością są tzw. dobre rady dotyczące przede wszystkim sadzenia i konkretnych roślin, a także przykłady innych podobnych odmian. Premiera wydawnictwa odbyła się podczas Wystawy. Obecnie prowadzimy sprzedaż i planujemy działania promocyjne, które zostaną wdrożone przed sezonem wiosennym.
W minionych 3 kwartałach spółka prowadziła sprzedaż następujących pozycji:
· KATALOG ROŚLIN W WERSJI ROSYJSKIEJ,
· KATALOG RÓŻ, KATALOG BYLIN – w wersji polskiej i rosyjskiej,
· ZIELONE MIASTO – ZIELEŃ PRZY ULICACH
· SZKÓŁKARSTWO OZDOBNE. Wybrane zagadnienia.
WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI
W ciągu roku współpracujemy z rozmaitymi mediami branżowymi („Szkółkarstwo”, „Biznes Ogrodniczy”, „Zieleń Miejska”), ale także ogólnopolskimi i lokalnymi. Udzielamy informacji, opracowujemy teksty, użyczamy kontaktów (media poszukują ekspertów), udzielamy wywiadów, użyczamy zdjęć. Aktywność ta intensywniejsza jest wiosną, kiedy to rozmaite media poszukują informacji o nowościach i porad oraz przed Wystawą.
MIESIĘCZNIK „ZIELEŃ TO ŻYCIE”
W 2014 r. Agencja kontynuowała realizację wydawania czasopisma ,,ZIELEŃ TO ŻYCIE”, co rozpoczęliśmy w listopadzie 2012r. na postawie decyzji właściciela.
Przede wszystkich wprowadziliśmy szereg zmian – zarówno organizacyjnych – nowy zespół reklamowy, jak i w odniesieniu do zawartości i układu pisma.
Nowy zespół reklamowy - 3 osoby doświadczone na rynku sprzedaży reklam podjęły pracę w listopadzie 2013. Również jesienią podjęte zostały prace nad zmianą wewnątrz samego pisma. Na podstawie głosów czytelników, rozmaitych opinii i wewnętrznych dyskusji - Redaktor naczelny – Marek Zakrzewski zaproponował nowy układ czasopisma w tym nowe rubryki i inny sposób podania informacji. Grafik przygotował nową makietę.
Pismo w nowej odsłonie ukazało się w końcu lutego 2014 (numer marcowy). Wiosenne nakłady zwiększyliśmy do 30 000 egzemplarzy. Ukazanie się numeru marcowego poprzedziła przygotowana wcześniej promocja obejmująca: spoty w telewizji (,,Rok w ogrodzie” TVP 1 – od lutego do końca maja oraz w sierpniu) a także spoty w programie ,,Maja w ogrodzie” – spoty w marcu, kwietniu i maju – emisja w TVN. Ponadto miesięcznik w tym okresie był promowany na targach i innych wydarzeniach ogrodniczych (Gardenia, konferencje dla architektów krajobrazu, wystawy i kiermasze). Pismo było także promowane w punktach sprzedaży poprzez plakaty i winiety uwidaczniające tytuł. Po podsumowaniu efektów podjętych działań – stwierdziliśmy, że wzrost dwóch czynników sprzedaży powierzchni reklamowej i sprzedaży egzemplarzy co prawda wystąpił, ale nie jest niestety na tyle wysoki, ale także nie wykazuje tendencji wzrostowej by móc optymistycznie patrzeć w przyszłość. Mimo umacniania się poziomu merytorycznego i edytorskiego pismo nie znalazło dostatecznie dużej liczby odbiorców skorych do wydawania blisko 10 zł na magazyn. Założenia, że jest duże zapotrzebowanie na wiedzę, za którą odbiorcy gotowi są zapłacić okazało się błędne.
Warianty innej formy pisma, które przeanalizowano nie rokowały lepszych wyników.
Wobec tych faktów zarząd Agencji rekomendował właścicielowi zawieszenie tytułu. Rekomendacja została zaakceptowana i podjęto decyzję o zawieszeniu tytułu.
Ostatni numer czasopisma – październikowy ukazał się w końcu września. Jest jeszcze dostępny w niektórych punktach sprzedaży do końca listopada.
Obecnie trwają prace związane z zamykaniem rozliczeń z wykonawcami, autorami oraz prenumeratorami.
Pozostałe prace Agencji w 2014 r.:
- sprzedaż wydawnictw,
- cykliczna aktualizacja informacji na temat stanu prawnego odmian chronionych w Polsce i UE, od września zadania te przejęło biuro Związku.
- wzbogacanie zasobów zdjęciowych i ich archiwizacja,
- aktualizacja i rozbudowa bazy danych o klientach, firmach, organizacjach, mediach,
- informacje telefoniczne na temat producentów poszukiwanych roślin, porady ogrodnicze,
- reprezentowanie Związku na zewnątrz,