Miesiąc: marzec 2023

Była to, na przestrzeni ostatnich lat, bezprecedensowa okazja zgro­madzenia się w jednym miejscu tak licznej reprezentacji polskiego szkółkarstwa. Oprócz ZIELEŃ TO ŻYCIE nie ma w kraju innych imprez, które na taką skalę interesują producentów roślin. I analogicznie do wystawy i tu spotkania i rozmowy, oprócz prelekcji, stanowią jej największą wartość, czyli bezpośredni dostęp do informacji, bez której nie da się prowadzić biznesu.

Wyzwanie

Po czterech latach od ostatniej konferencji o tematyce szkółkarskiej i zgłaszanych na walnym zgromadzeniu ZSzP w 2021 potrzebach członków, zarząd stowarzyszenia podjął decyzję o organizacji tego spotkania. Jednak rzeczywistość zmieniła się zasadniczo od 2018 roku zwiększając ryzyko powodzenia, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę:

Czas – po pandemicznym zamrożeniu wszelkich spotkań „masowych” trudno było przewidzieć jak podejdą do propozycji konferencji poten­cjalni uczestnicy. Nie minęły obawy przed przebywaniem w groma­dzie przez dłuższy czas w zamkniętym pomieszczeniu. W dodatku latem pojawiały się w mediach wiadomości o nowych mutacjach groźnego wirusa, które falą niepokoju przechodziły przez społeczeń­stwo. Doświadczenia te sprawiły, że decyzje i zgłoszenia przesunęły się na ostatnią możliwą chwilę. Choć promocja konferencji ruszyła w czerwcu, to do końca września nie byliśmy pewni czy spotkanie dojdzie do skutku – w ostatnich dwóch miesiącach zgłosiło się aż 77% uczestników (najwięcej w listopadzie) a zobowiązania finan­sowe wobec hotelu trzeba było zrealizować do końca września.

Finanse – bazując na poprzednich trzech edycjach konferencji przyjęliśmy w kalkulacjach minimalną liczbę sponsorów, która przy zakładanych cenach wejściówek pozwoliłaby na sfinansowanie tego przedsięwzięcia. Niestety kombinacja epidemii i wojny wstrzymały inwestycje w marketing w naszym kraju dużych międzynarodowych koncernów, na które liczyliśmy. Intratność do końca była pod dużym znakiem zapytania.

Miejsce – decyzją zarządu zarówno konferencja jak i zjazd miały się odbyć na Śląsku, wybór padł na Katowice. W poszukiwaniu odpo­wiedniego miejsca pomagali nam szkółkarze z Regionu Południo­wego i choć uzgodnienia na odległość przy tak ważnej imprezie są obarczone dużym ryzykiem, to hotel spełnił całkowicie pokładane w nim oczekiwania.

Szanse

Entuzjazm zarządu i przekonanie, że konferencja jest potrzebna nadały rozpędu organizacji. W radzie programowej ze strony Związku uczestniczyli: Wiesław Szydło, Elżbieta Tepper, Wojciech Wróblewski oraz Grzegorz Falkowski. Dzięki tym osobom spotkanie wychodziło naprzeciw potrzeb szkółkarzy, było szyte na miarę, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę:

Tematykę – zgłaszana problematyka od początku układała się w 3 bloki – roślinny, produkcyjny i ekonomiczno-marketingowy. Wszystkie pomysły dotyczące omawianych zagadnień były konsulto­wane z radą i realizowane tylko po jej akceptacji.

Naturę ludzką – potrzeba spotkań okazała się silniejsza od obaw, a optymizm, który przyszedł wraz z jesiennymi zamówieniami na przyszły sezon otwierał ludzi na nowe doświadczenia i wiedzę. Szansą takich wydarzeń jest możliwość rozmowy i spotkania z osobami, z którymi nie mamy na co dzień kontaktu lub gdyby nie te okoliczności, nigdy byśmy nie spotkali.

Zaciśnięcie pasa i ekologia – niepewność finansowa konferencji sprawiła, że musieliśmy oszczędzać, a w decyzji pomogły – podejście proekologiczne i wykorzystanie powszechnych narzędzi informatycz­nych. W efekcie zredukowaliśmy do minimum drukowane materiały promocyjne i ich wysyłkę tradycyjną pocztą, a wydawnictwo konfe­rencyjne przyjęło formę elektroniczną (uczestnicy będą mogli sobie wydrukować interesujące ich materiały). Rozwinęliśmy komunikację mailingową, promocję w Social Mediach oraz kontakt telefoniczny.

Sukces

Frekwencja na konferencji zaskoczyła zarówno nas – organizatorów, jak i samych uczestników, a zarazem usatysfakcjonowała sponsorów. Tematyka również się sprawdziła, choć oczywiście w zależności od rozmówcy, dla niektórych ciekawa była większość wykładów, a inni preferowali pierwszy, bądź drugi dzień. Uroczysta kolacja zarówno pod względem kulinarnym jak i muzyczno-tanecznym wprawiła uczestników w dobre nastroje i ciężko się było rozstać. Organiza­cyjnie wszystko przebiegło gładko, choć oczywiście wypunktowaliśmy kwestie, które w przyszłości wymagają zmiany lub dopracowania.

Za powodzeniem konferencji jak zwykle stoją ludzie, bez których nie byłoby możliwe. I korzystając z okazji serdecznie dziękuję na łamach biuletynu za pracę społeczną i zaangażowanie: wspomnianej już wcześniej radzie programowej, na czele z prezesem Związku – Wiesławem Szydło, który był także redaktorem merytorycznym wydawnictwa konferencyjnego i wystąpił w odpowiedzialnej roli moderatora spotkania; panom Andrzejowi Kujawie i Bronisławowi Janowi Szmit za przygotowanie i wygłoszenie ciekawych prelekcji i podzielenie się wiedzą, której długo by było szukać w Internecie.

Wspomnę jeszcze o sponsorach, którym jesteśmy wdzięczni za okazane zaufanie, lojalność i wsparcie – firmom: ICL Polska i VITROFLORA Grupa Producentów Sp. z o.o., które były sponsorami wiodącymi oraz Felco, Haifa, KiK Krajewscy Ziemskie Produkty, Conta­iner Centralen Polska Sp. z o.o., Visser, Agro-Sur – w roli sponsorów.

Mam nadzieję, że uczestnicy dobrze wspominają listopadowe spotkanie i skorzystali z zaprezentowanej wiedzy. Liczę też na to, że choć najważniejszy jest zawsze efekt, to ta próba pokazania Państwu kulisów organizacji tego przedsięwzięcia również okazała się ciekawa. Tak samo jak kolejna konferencja, która teoretycznie powinna mieć miejsce w 2025 czy 2026 roku. Co wtedy będzie największym wyzwaniem i szansą dla producentów roślin?

Zanim jednak zabierzemy się za organizację kolejnej edycji konfe­rencji szkółkarskiej zapraszamy do zgłaszania nam lub do biura Związku zagadnień, problemów czy tematów ważnych dla Państwa już dzisiaj. Chętnie się nimi zajmiemy na seminarium „Wiedza dla handlu i producentów” towarzyszącemu wystawie ZIELEŃ TO ŻYCIE 2023.