ORGANIZACJA PRACY BIURA
Z początkiem roku zarząd zajął się organizacją pracy biura Związku. Dopracowano zasady wynagrodzeń i premiowania pracowników, ustalono harmonogram zebrań zarządu, ustalono nowy sposób ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Z miesięcznym podsumowaniem czasu pracy zapoznaje się zawsze M.Tomżyńska, a zarząd na koniec roku zapoznaje się z analizą wykonanych zadań i nakładów pracy na nie.
LOGO I ODZNAKA ZSZP
Grafik przygotował wstępne opracowanie nowej wersji znaku firmowego Związku oraz odznaki ZSzP. Zarząd przyglądał się projektowi, dyskutował i wybrał jeden wariant do dalszego dopracowania. Nowe logo ma być modyfikacją dotychczasowego, uzupełnionego o napis Związek Szkółkarzy Polskich. Celem zmiany jest zwiększenie oddziaływania marketingowego znaku firmowego Związku.
FINANSE I PRELIMINARZ
Podczas dwóch ostatnich zebrań zarząd dużo czasu poświęcił finansom Związku. Opracowano i ostatecznie zatwierdzono preliminarz finansów Związku, gdzie zostały określone szczegółowo spodziewane przychody w tym roku oraz wydatki na konkretne działania i zadania. Wymagało to dokładnej analizy kosztowej wielu nowych planowanych dopiero działań. Preliminarz znajdą Państwo na str.7 Tworząc preliminarz kierowano się zasadą oszczędnego planowania wydatków i tworzenia rezerwy, która w razie konieczności zostanie częściowo użyta w tym roku obrachunkowym, ale przede wszystkim ma pomóc w realizacji większych przedsięwzięć planowanych w latach następnych.
Przeanalizowano także szczegółowo sposób przechowywania środków Związku na kontach bankowych. Ostatecznie zdecydowano o otwarciu nowego rachunku w Multi Bank S.A. do gromadzenia Śródków ze składki podstawowej. O nowym numerze konta zostaną Państwo powiadomieni odrębnym pismem, a na razie rachunek w PeKaO S.A. pozostaje i będzie zlikwidowany, jak już wszyscy przyzwyczają się do nowego. Ustalono także , że środki z darowizny APZ na działanie celowe „Zielono Wkoło” będą zgromadzone na odrębnym rachunku, tak, aby łatwo było je rozliczyć. Wszystkie wolne środki będą lokowane w miarę możliwości na kontach wysoko oprocentowanych.
Zarząd co miesiąc, podczas każdego zebrania zapoznaje się z aktualnym stanem środków finansowych Związku oraz ze stanem przewidywanych przychodów. Tym razem zapoznał się także z planem kont księgowych i sposobem księgowania przychodów i wydatków Związku.
FUNDUSZE DLA ZSZP
Ciągle trwają poszukiwania możliwości dofinansowania konkretnych działań z funduszy zewnętrznych. J.Kurowski sprawdził fundusze dla sfinansowania platformy informacji o roślinach. Możliwe byłoby dofinansowanie tylko części etapów budowy platformy z unijnego Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i to w niewielkim zakresie. Fundusze są przeznaczone dla przedsiębiorców, więc „właścicielem” działania musiała by być Agencja Promocji Zieleni, co jest niezgodne z utrzymaniem niekomercyjnego charakteru projektu. Sprawdzana jest także możliwość finansowania akcji ekologicznej i innych działań Związku z unijnego Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w ramach działania 5.4 – kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska. Tutaj może trzeba będzie przygotować szeroko zakrojony program edukacyjno-informacyjno-promocyjny.
Ministerstwo Gospodarski ogłosiło nabór propozycji dotyczących branż, grup produktowych lub usługowych, które mają potencjał by wykreować specjalności eksportowe polskiej gospodarki. Minister Gospodarki wyłoni maksymalnie 15 branż, grup produktowych lub usługowych, w ramach których ogłoszone zostaną konkursy na wykonanie koncepcji branżowych programów promocji. Realizacja wybranych koncepcji objęta zostanie wsparciem w ramach Działania 6.5 PO IG. Nabór realizowany jest w ramach projektu systemowego pn. „Promocja polskiej gospodarki na rynkach międzynarodowych” Działanie 6.5 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. W ramach tego naboru zarząd Związku zgłosił opracowanie dotyczące konkretnej branży – szkółkarstwa roślin ozdobnych. Czekamy na wybór tych 15 branż przez Ministra.
ROZWÓJ STRON INTERNETOWYCH
W trakcie dwóch ostatnich zebrań zarządu M.Tomżyńska przedstawiła
i omówiła zakres internetowego katalogu roślin i producentów a także działanie portalu i sposób wprowadzania i opisywania roślin w bazie. Określiła planowany rozwój stron internetowych
i poprosiła o podpowiedzi dotyczące niektórych kierunków rozwoju stron. Rocznie przybywa ok.300 nowych roślin do bazy. Należy uzupełniać opisy tekstowe do nich i gromadzić zdjęcia. Lista roślin (obecnie 7700) jest uzupełniana na podstawie ofert członków i powinna być podstawą do wszelkich działań ZSzP i APZ. Rozpatrywano szczegółowo możliwość zbudowania przejścia ze strony internetowej ZszP do platformy informacyjnej i odwrotnie. Dyskutowano nad trzema sposobami dalszego rozwijania stron: społecznościowym, komercyjnym (opisy i zdjęcia są kupowane, może to kosztować ok. 700 tys. zł) i mieszanym. Uznano, że najbardziej racjonalne jest przyjęcie modelu mieszanego, ze znaczną przewagą społecznego pozyskiwania opisów i zdjęć. Do szczegółowego omówienia dalszego rozwoju witryny internetowej ZSzP postanowiono powrócić późną jesienią. W związku z potrzebą podejmowania decyzji w wątpliwych sprawach nomenklaturowych, zarząd zgodził się tymczasowo pełnić rolę rady merytorycznej strony WWW Związku i spotykać się w tej sprawie co trzy miesiące.
PLATFORMA INFORMACJI O ROŚLINACH
Zarząd zapoznał się z kierunkami budowy platformy wypracowanymi przez zespół zajmujący się tym tematem. Uznano, że prace idą w dobrą stronę, udzielono kilku wskazówek. Na obecnym etapie należy opracować harmonogram kolejnych działań aż do uruchomienia platformy. Zespół ds. platformy powinien także przygotować program szkoleń dla członków ZSzP dotyczących zasad inwentaryzacji i programów magazynowych w szkółkach, a potem indywidualnych szkoleń z funkcjonowania platformy.
Standaryzacja, która miała być pierwszym krokiem do platformy, stała się niezależnym tematem. Prace posuwają się do przodu, a koordynatorem całości tematu został Jan Grąbczewski. Zespół ds. standaryzacji bierze pod uwagę zatwierdzone niedawno standardy jakościowe ENA, ale w niektórych sprawach szczegółowych dostosowuje je do polskich potrzeb.
WYSTAWA ‘ZIELEŃ TO ŻYCIE’
Zarząd na bieżąco śledzi aktualny stan zgłoszeń na wystawę „Zieleń to Życie”, dotyczy to zwłaszcza członków Związku. Z satysfakcją odnotowano, że ich liczba w tym roku wzrosła o około 50%. Zapoznał się także z planowanym programem wystawy i uznał go za interesujący. Zastanawiał się także nad konwencją tegorocznego spotkania wystawców: czy ma to być tradycyjna forma koktajlu, czy bankietu. Decyzję pozostawiono APZ.
Zarząd poświęca dużo czasu akcji ekologicznej proponowanej pod hasłem „Zielono Wkoło”. Opracowano jej założenia i zakres na ten rok oraz ustalono, że powinna być prowadzona dokładna dokumentacja każdej pojedynczej refundacji, także fotograficzna. Pozwoli to na rzetelne opisanie i sprawozdanie z akcji w razie potrzeby czy kontroli.
Wypracowano także sposób podziału kosztów przeprowadzenia Konkursu Roślin „Nowości” 2010 pomiędzy ZSzP i APZ.
ZASADY UCZESTNICTWA ZSZP W IMPREZACH BRANŻOWYCH
NA zebraniu w lutym 2010 roku zarząd przyjął zasady uczestniczenia Związku w imprezach branżowych. Dotyczy to głownie wystaw i tarów krajowych i zagranicznych. Zasady te publikujemy na str.17
ZASADY UDZIELANIA PATRONATÓW PRZEZ ZSZP
W marcu opracowano także zasady udzielania patronatów honorowych przez ZSzP oraz warunki ich udzielania. Stanowią wewnętrzny dokument zarządu wskazujący, jakie kryteria powinien przyjmować nawiązując współpracę i czego się wystrzegać.
ENA
Zarząd oraz osoby reprezentujące Związek w ENA przedyskutowały możliwość rezygnacji z członkostwa w tej organizacji. Rozważono wszystkie za i przeciw, zastanawiano się , co w zamian? Choć ENA jako ciało opiniotwórcze się liczy i bardzo ważny jest przepływ informacji oraz śledzenie legislacji europejskiej, to jednak jedynym plusem uczestnictwa jest większy prestiż Związku.
Postanowiono odłożyć na przyszły rok dyskusję i ewentualną decyzję o wystąpieniu z szeregów ENA bądź dalszym członkostwie i przez ten czas zorientować się, jak lepiej je wykorzystać. W lipcu br. Związek organizuje zjazd ENA, nierozsądnym było by podejmowanie jakichś radykalnych decyzji tuż przed nim.
WALNE ZGROMADZENIE CZŁONKÓW
Zgodnie z Państwa sugestiami, aby Walne odbywało się w rejonie centralnej Polski, zarząd poszukiwał odpowiedniej oferty konferencyjnej. Jak zwykle sprawdzanych jest kilka możliwości. Trzeba wziąć pod uwagę różne czynniki. Między innymi takie, jak standard hotelu, poziom usług konferencyjnych, dodatkowe atrakcje, no i oczywiście cenę. Wszystko to musi służyć wygodzie i stworzeniu dobrych warunków do dyskusji, tak, aby frekwencja była bardzo duża. Właśnie mając na uwadze frekwencję, zarząd podjął decyzję o zmianie terminu XX Walnego Zgromadzenia Członków na 18,19,20 LISTOPADA 2010(CZWARTEK, PIĄTEK, SOBOTA) I WYBRAŁ OFERTĘ HOTELU WARSZAWIANKA W JACHRANCE K/ZEGRZA I WARSZAWY.
Liczna obecność Państwa na Walnym jest niezbędna do przeprowadzenia planowanych zmian w statucie. Napiszemy o nich w terminie późniejszym.
ZMIANY W STATUCIE
Zarząd planuje także zwołanie nadzwyczajnego Walnego w terminie wystawy „Zieleń to Życie”. To również z powodu konieczności uchwalenia zmian dotyczących celów statutowych. Sprawa nie może czekać do listopada, gdyż wiąże się z realizacją akcji ekologicznej. Podjęto decyzję o dokonaniu zmian w statucie, gdyż powinny one przystawać do naszych działań i rozliczeń prowadzonych z APZ w ramach programu ekologicznego, powinno to również pomóc w staraniach o fundusze. O propozycji zmian w statucie i możliwości głosowania przez pełnomocników na str. 9
WYCIECZKI SZKÓŁKARSKIE
Zarząd rozpatrywał możliwości organizacji wycieczek szkółkarskich i ich kierunków w latach następnych. Na str.22 przedstawiamy Państwu propozycje i prosimy o kontakt w tej sprawie. ODPOWIEDŹ DOTYCZĄCA WYCIECZKI DO NOWEJ ZELANDII JEST NIEZBĘDNA DO
13.04.2010.
PROGRAM EDUKACYJNY DLA STUDENTÓW
Zarząd zapoznał się z wynikami ankiety dotyczącej tego programu przeprowadzonej wśród członków ZSzP. Trwają prace nad harmonogramem tego działania i sprawdzeniem, które uczelnie i szkoły są chętne, aby skierować swoich studentów na warsztaty w szkółkach. Program ruszy prawdopodobnie od nowego roku akademickiego, czyli od października 2010r.
INNE PRACE APZ
Zarząd zapoznał się szczegółowo z działaniami prowadzonymi dotychczas w mediach przez APZ i z ich współpracą. Uznano, że układa się ona dobrze i jej zakres jest zadowalający. Należy nawiązać szersze kontakty z mediami lokalnymi i sprawdzać ich efekty. Po decyzji zarządu podjęto współpracę z czasopismem „Mój Piękny Ogród”.
Na skutek decyzji zarządu została opracowana i wydana wkładka do Katalogu Roślin pt. „Gdzie kupić rośliny?”, zawierająca adresy i lokalizacje szkółek wszystkich członków Związku. Może być też stosowana bez katalogu jako materiał reklamowo-informacyjny na wszelkiego rodzaju imprezach, również regionalnych. Skierowana jest głównie do odbiorców indywidualnych. Ostatnio była rozdawana podczas Gardenii.
Na zakończenie informuję, że w szeregi ZSzP wstąpił p. Przemysław Mizak jako trzecia już osoba ze Szkółki Drzew Alejowych i Krzewów Ozdobnych MIZAK.
Pragnę również przypomnieć, że składkę 1500,00 ZŁ NA FUNDUSZ MARKETINGOWY ZA ROK 2009/2010 NALEŻY WPŁACIĆ DO KOŃCA KWIETNIA. Po tym terminie, zgodnie z uchwałą Walnego Zgromadzenia Członków, wysokość składki wzrasta o 10% . Do biuletynu dołączamy stosowny blankiet przelewu.
