Pandemia COVID-19 uniemożliwiła organizację tradycyjnego zjazdu w trybie stacjonarnym, dlatego obrady walnego zgromadzenia będą przeprowadzone zdalnie w formie wideokonferencji. Rozwiązanie to stosuje się w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. z 2019 r. poz. 1239 i 1495 oraz z 2020 r. poz. 284, 322, 374 i 567). Do realizacji użyty zostanie program zoom.
Technologia ta zapewnia dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której członek stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad oraz wykonywać prawo głosu.
Termin wydarzenia: 23 listopada 2020 (poniedziałek)
Warunki uczestnictwa:
Uczestnicy [Członkowie ZSzP] biorą udział w wydarzeniu po zarejestrowaniu w ZOOMie. Rejestracji dokonuje zatrudniona przez ZSzP firma używając danych uzyskanych od Państwa.
Warunkiem koniecznym do rejestracji jest wypełnienie krótkiego formularza z podaniem indywidualnego adresu e-mail i wymaganych zgód RODO.
Link do obowiązkowego formularza:
Każdy zarejestrowany uczestnik otrzyma unikalny link.
Ze względu na techniczne ograniczenia, nie będzie możliwości oddania kilku głosów przez jedną (upoważnioną) osobę. Oznacza to, że jeśli z danej szkółki zrzeszonych jest 4 członków, to w celu udziału w głosowaniu każdy z nich musi głosować indywidualnie (jedna osoba będzie mogła oddać jeden głos).
Uczestnicy uzyskają dostęp za pomocą własnego sprzętu (komputer, laptop, smartfon):
Platforma zoom pozwoli na:
- Udział w obradach tylko upoważnionym (zarejestrowanym) osobom.
- Przedstawienie przygotowanych materiałów (porządek spotkania, sprawozdania, projekty uchwał, wniosków i innych dokumentów), a także udostępnianie ich do pobrania.
- Zabranie głosu, po wcześniejszym zgłoszeniu się i udzieleniu głosu przez Przewodniczącego.
- Przeprowadzenie głosowań jawnych i tajnych. W przypadku upoważnienia drugiego członka ZSzP w celu głosowania, upoważniony członek musi otrzymać link od upoważniającego. Upoważniony członek musi zalogować się korzystając z linku otrzymanego od upoważniającego w celu głosowania
- Przeprowadzenie rozmów publicznych i prywatnych (nie zarejestrowanych) w postaci Chatu.
- Nagranie spotkania w celu sporządzania protokołu spotkania.
- Przygotowanie raportów do protokołów, w tym listy obecności, rejestru czasu przybycia na spotkanie, listy głosowań imiennych w przypadku jawnego głosowania, zagregowanych wyników po głosowaniu tajnym. Wymagania sprzętowe dla uczestników konferencji:
- Uczestnicy mogą brać udział w walnym zgromadzeniu na komputerach, laptopach lub na smartfonach
- Wymagania techniczne sprzętowe znajdują się tu:
Instalacja najnowszej wersji aplikacji zoom:
Narzędzie ZOOM Webinar jest udostępnione na zasadach opisanych w warunkach świadczenia usług, które są dostępne na
https://zoom.us/terms
Harmonogram:
- Testy techniczne - połączenie zoom z biurem:
- 16 listopada w godzinach 9:00-11:00
- 17 listopada w godzinach 10:00-12:00
- 18 listopada w godzinach 14:00-16:00
- 19 listopada (czwartek) w godzinach 13:00-14:30– testowe zgromadzenie - próba generalna walnego zgromadzenia
- 20 listopada – najpóźniej do tego dnia trzeba uzupełnić obowiązkowy formularz umożliwiający rejestrację
- 23 listopada godz. 9:30 (I termin) 10:00 - II termin – rozpoczęcie obrad 30. Sprawozdawczo-Wyborczego Walnego Zgromadzenia Członków Związku Szkółkarzy Polskich.
